Jak wybrać system PIM? Kompleksowy poradnik

1. Jak wybrać system PIM – to warto wiedzieć
2. Od czego zacząć – jak wybrać system PIM dopasowany do Twojej strategii?
3. Kryteria wyboru PIM – na co zwrócić uwagę?
4. Funkcje systemu PIM, które realnie zmieniają efektywność pracy
5. Jaki system PIM będzie najlepszy dla sektora B2B, a jaki dla B2C?
6. Co naprawdę napędza koszt wdrożenia
7. Pułapki porównywania funkcji
8. Praktyczne kroki: wybór systemu PIM w pięciu krokach
9. Wybór partnera wdrożeniowego jest częścią wyboru systemu
10. FAQ

Decyzja o wyborze systemu PIM jest podejmowana zwykle raz na kilka lat i trudno ją później odwrócić bez kosztownej migracji. Paradoksalnie jednak największy wpływ na jej trafność ma nie porównanie funkcji dostawców, tylko rzetelne rozpoznanie własnych procesów. Poniżej opisujemy kolejność, w jakiej warto do tego podejść.

Jak wybrać system PIM – to warto wiedzieć

• Zacznij od audytu, nie od demo. Prezentacje dostawców wyglądają podobnie i rzadko odpowiadają na pytanie o Twój konkretny model danych.
• Liczba produktów jest słabym kryterium. Znacznie ważniejsza jest liczba atrybutów, wariantów, języków i równoległych kanałów publikacji.
• Model licencyjny liczy się w perspektywie kilku lat, nie w pierwszym roku. Rozwiązania tanie na starcie potrafią być droższe w skali pięcioletniej.
• Sprawdź, kto jest właścicielem danych i gdzie fizycznie są przechowywane. To pytanie zadawane zbyt rzadko przy modelu SaaS.
• Największy koszt to nie licencja, tylko uporządkowanie i migracja danych. Wliczaj to do porównania od początku.

Od czego zacząć – jak wybrać system PIM dopasowany do Twojej strategii?

Audyt wewnętrzny: ile produktów, kanałów i języków faktycznie obsługujesz?

Audyt powinien odpowiedzieć na pytania liczbowe, a nie opisowe. Ile produktów bazowych, a ile wykonań wariantowych? Ile atrybutów opisuje produkt w najbogatszej grupie? Ile osób ma prawo edycji? Ile kanałów publikacji obsługujecie dziś, a ile planujecie za dwa lata?

Z naszego doświadczenia najczęściej zaniżana jest liczba wariantów. Firma deklaruje trzy tysiące produktów, a po rozłożeniu parametrów zamówieniowych okazuje się, że rzeczywista liczba pozycji do opisania jest o rząd wielkości większa. W jednym z wdrożeń, dla producenta siłowników pneumatycznych Pneumat System, kilkanaście serii produktowych przełożyło się na ponad 100 000 obiektów w 4 700 grupach.

Określenie celów: czy chodzi o automatyzację opisów, czy o ekspansję na marketplace?

Różne cele prowadzą do różnych wymagań. Ekspansja zagraniczna oznacza nacisk na wielojęzyczność i procesy tłumaczeniowe. Sprzedaż przez marketplace wymaga obsługi wielu klasyfikacji jednocześnie i sprawnego eksportu. Automatyzacja katalogów drukowanych wymaga stabilnego eksportu do środowiska DTP. Systemy, które świetnie radzą sobie z jednym z tych zadań, bywają przeciętne w pozostałych.

Mierzalne cele: po czym poznasz, że wdrożenie się udało

Cel opisany słowami trudno później zweryfikować. Cel zapisany liczbą staje się punktem odniesienia dla wszystkich decyzji podejmowanych w trakcie projektu, a przy okazji odsiewa rozwiązania, które ładnie wyglądają na prezentacji i nie zmieniają nic w codziennej pracy.

Wpływu uporządkowanych danych na przychód nie da się rzetelnie odizolować od innych czynników, dlatego uczciwiej mierzy się usprawnienia wewnętrzne:

• Czas obsługi danych – ile roboczogodzin miesięcznie pochłania dziś utrzymanie arkuszy i przenoszenie informacji między systemami.
• Czas wprowadzenia produktu do wszystkich kanałów – od gotowości produktu do publikacji w sklepie, katalogu i u partnerów handlowych.
• Kompletność danych – odsetek produktów spełniających wymagania kategorii w każdym kanale osobno.
• Liczba korekt po publikacji – ile błędów w opisach trzeba poprawiać po fakcie, w tym tych zgłaszanych przez klientów.
• Liczba równoległych edytorów – ile osób może jednocześnie pracować nad tą samą grupą produktów bez konfliktów.

Te wartości warto zmierzyć przed uruchomieniem projektu. Po wdrożeniu nikt już nie odtworzy, ile naprawdę zajmowało przygotowanie cennika dla partnera handlowego, a bez punktu odniesienia ocena efektu sprowadza się do wrażeń.

Nie przenoś obecnych procesów jeden do jednego

Najprostszym podejściem jest odwzorowanie w nowym systemie tego, jak firma pracuje dzisiaj. Jest to również najkosztowniejszy błąd na tym etapie. Obecne procesy powstawały latami jako reakcja na ograniczenia dostępnych narzędzi: obejścia, pliki pomocnicze, ręczne kontrole. Przeniesienie ich do nowego systemu zamraża te ograniczenia w rozwiązaniu, które miało je usunąć.

Wdrożenie jest jednym z niewielu momentów, w których organizacja zgadza się zmienić sposób pracy. Warto go wykorzystać: udokumentować obecny przebieg, wskazać kroki istniejące wyłącznie z powodu braku narzędzia i zaprojektować proces docelowy niezależnie od tego, jaki system zostanie ostatecznie wybrany.

Kryteria wyboru PIM – na co zwrócić uwagę?

Elastyczność modelu danych i łatwość konfiguracji atrybutów

To kryterium rozstrzyga najwięcej. Sprawdź, czy system pozwala definiować własne klasy obiektów, obsługiwać dziedziczenie atrybutów w strukturze rodzina–produkt–wariant oraz prowadzić kilka klasyfikacji równolegle. Ten ostatni punkt bywa pomijany, a jest krytyczny wszędzie tam, gdzie ta sama oferta musi być opisana jednocześnie w ETIM dla dystrybutorów i we własnej strukturze dla sklepu.

Możliwości integracyjne (API, konektory do ERP i platform e-commerce)

Gotowe konektory wyglądają atrakcyjnie w materiałach marketingowych, ale w praktyce liczy się jakość API i możliwość zbudowania integracji pod nietypowy ERP. Sprawdź dostępność REST i GraphQL, obsługę synchronizacji przyrostowej oraz to, czy dostawca udostępnia dokumentację techniczną bez podpisywania umowy.

Obecna architektura IT jest ograniczeniem, ale nie dogmatem

Wdrożenie PIM bywa momentem, w którym wychodzą na jaw ograniczenia innych systemów, najczęściej ERP, który nie udostępnia danych w sposób nadający się do automatyzacji. Nie warto wtedy traktować obecnego krajobrazu systemów jako nienaruszalnego. Zdarza się, że sensowniejszą decyzją jest zaplanowanie zmian po stronie ERP niż wybór słabszego rozwiązania PIM tylko dlatego, że łatwiej integruje się z tym, co jest dziś. Przy większej przebudowie znaczenie ma też kolejność wymiany komponentów: przeprowadzona w złej sekwencji migracja potrafi kosztować więcej niż różnica w cenie licencji.

User Experience – czy Twój zespół polubi pracę w nowym narzędziu?

Kryterium pozornie miękkie, w praktyce decydujące o powodzeniu. System, w którym wprowadzenie produktu wymaga przejścia przez siedem zakładek, zostanie obejściem – dane wrócą do arkuszy, a PIM stanie się miejscem eksportu. Warto na etapie wyboru posadzić przy demonstracji osobę, która faktycznie będzie wprowadzać dane, a nie wyłącznie kierownictwo.

Trzy grupy interesariuszy i trzy różne listy wymagań

Z systemu korzystają zwykle co najmniej trzy zespoły i każdy ocenia go inaczej. Marketing patrzy na wygodę pracy z treścią, wersjami językowymi i multimediami. Dział IT na architekturę, API, bezpieczeństwo i koszt utrzymania. Zespół e-commerce na tempo, w jakim dane trafiają do kanałów, i na obsługę wymagań poszczególnych platform.

Pominięcie którejkolwiek z tych perspektyw nie unieważnia wyboru, ale uderza w adopcję. Rozwiązanie wybrane wyłącznie przez IT bywa poprawne architektonicznie i omijane przez zespół produktowy. Wybrane wyłącznie przez marketing bywa wygodne w obsłudze i kosztowne w integracji. Warsztat, na którym każda grupa spisuje własne wymagania, a następnie wspólnie ustalacie priorytety, kosztuje mniej niż korekta wyboru po roku.

Funkcje systemu PIM, które realnie zmieniają efektywność pracy

Zarządzanie relacjami między produktami

Powiązania produkt–akcesorium, produkt–część zamienna, produkt–następca czy produkt–produkt podobny są w sprzedaży technicznej równie ważne jak sam opis. Dobrze zaprojektowane relacje pozwalają automatycznie dobierać akcesoria według zadanych reguł, zamiast utrzymywać je ręcznie dla każdego indeksu osobno.

Workflow i zarządzanie uprawnieniami

Kontrola nad procesem wzbogacania danych sprowadza się do jednego pytania: kto ma prawo opublikować zmienioną specyfikację. W branżach regulowanych to kwestia odpowiedzialności prawnej. U producenta sprzętu ochronnego PROTEKT powiązanie produktów z certyfikatami, normami i atestami w siedmiu językach wymagało jednoznacznej ścieżki zatwierdzania wbudowanej w system.

Digital Asset Management (DAM) – zdjęcia i wideo w jednym miejscu

Wbudowany moduł DAM eliminuje osobny obieg plików graficznych. Kluczowe funkcje to automatyczna konwersja formatów i rozmiarów pod kanały, obsługa profili kolorystycznych przy publikacjach drukowanych oraz powiązanie zasobu z produktem, a nie z folderem. Więcej o tej warstwie piszemy w artykule o tym, czym jest system DAM.

Jaki system PIM będzie najlepszy dla sektora B2B, a jaki dla B2C?

Nie istnieje najlepszy system PIM w ujęciu absolutnym – istnieje dopasowanie do profilu danych. W B2B ciężar leży po stronie atrybutów technicznych, wariantów, dokumentacji, klasyfikacji branżowych i wielojęzyczności. W B2C przeważa warstwa marketingowa, materiał zdjęciowy, sezonowość oferty i integracja z kanałami sprzedaży konsumenckiej.

Poniżej porównanie systemów PIM w ujęciu modeli licencyjnych, bez wskazywania konkretnych dostawców – to porównanie ma sens dopiero po ustaleniu własnych wymagań.

Koszty ukryte: wdrożenie, utrzymanie i rozwój systemu w czasie

Porównując oferty, warto sprowadzić je do wspólnego horyzontu pięcioletniego i uwzględnić: licencje lub abonament, wdrożenie, migrację i czyszczenie danych, integracje, utrzymanie, aktualizacje oraz koszt kolejnych użytkowników i kanałów. Praktyczna obserwacja: rozwiązania abonamentowe wypadają korzystnie w pierwszym roku i zwykle tracą przewagę w trzecim lub czwartym, gdy rośnie liczba użytkowników. Szczegółowe rozbicie budżetu pokazujemy w tekście o tym, ile kosztuje wdrożenie systemu PIM.

Co naprawdę napędza koszt wdrożenia

Oferty na pozornie ten sam zakres potrafią różnić się kilkukrotnie i rzadko wynika to z marży. Niezależni doradcy z PIMvendors sprowadzają czynniki kosztowe do trzech grup i jest to podział zgodny z tym, co widzimy we własnych wycenach.

Złożoność produktu. Atrybuty wyliczane i przekształcane, wymagania klasyfikacji branżowych, rozbudowane oraz nakładające się hierarchie, relacje wyznaczane parametrami i duża objętość treści w wielu językach. Każdy z tych elementów osobno podnosi koszt umiarkowanie, razem multiplikują się.

Złożoność organizacyjna. Sztywność procesów, przy której system trzeba dopasowywać do organizacji zamiast odwrotnie. Liczba źródeł danych, bo każdy dostawca to osobny format i osobne konflikty. Liczba kanałów wyjściowych z własnymi wymaganiami. Wreszcie liczba jednostek biznesowych korzystających z tego samego katalogu.

Gotowość organizacji. Ten czynnik nie wpływa na wybór systemu, ale przesądza o koszcie wdrożenia. Czy architektura IT jest uporządkowana i PIM będzie do niej dołożeniem, czy stanowi element większej przebudowy? Czy procesy tworzenia i wzbogacania danych są zdefiniowane? Czy zespół pracował już z narzędziami tej klasy? Im więcej pracy przygotowawczej i szkoleniowej, tym wyższy koszt pierwszego roku. Według cytowanych analiz samo wdrożenie potrafi stanowić nawet połowę pięcioletniego kosztu posiadania.

Wielkość katalogu ma znaczenie dopiero powyżej pewnego progu

Liczba produktów bywa nadużywana w rozmowach handlowych jako argument za droższym rozwiązaniem. W praktyce różnice w wydajności zaczynają być odczuwalne przy katalogach rzędu stu tysięcy pozycji i powyżej. Poniżej tego progu poradzi sobie praktycznie każde dojrzałe rozwiązanie, a o wyborze decydują złożoność opisu, liczba klasyfikacji i kanałów. Jeżeli argumentem jest wyłącznie skala, warto zapytać, przy jakim wolumenie różnica faktycznie występuje.

Pułapki porównywania funkcji

Rynek PIM rozwija się od blisko dwóch dekad i dojrzał na tyle, że większość rozwiązań deklaruje zbliżony zakres funkcjonalny. Część dostawców mówi wprost o kompletności funkcjonalnej. Skutek jest taki, że tabela wypełniona znacznikami obecności funkcji przestaje cokolwiek różnicować.

Taka tabela nie mówi bowiem nic o trzech rzeczach decydujących o codziennej pracy: o dojrzałości funkcji, o jej wydajności przy realnym wolumenie i o wygodzie korzystania z niej. Obsługa klasyfikacji może oznaczać dedykowany mechanizm prowadzenia wielu klasyfikacji równolegle albo możliwość ręcznego zbudowania osobnych zestawów atrybutów dla każdej z nich, co przy trzech klasyfikacjach potraja pracę i zamraża ją na lata. W zestawieniu funkcji obie sytuacje wyglądają identycznie.

Czy rankingi firm analitycznych pomagają?

Zestawienia dużych firm analitycznych powstają z perspektywy globalnej. Uwzględniają dostawców, którzy w Europie Środkowej praktycznie nie występują, a pomijają rozwiązania mające tu istotny udział i rozbudowane zaplecze wdrożeniowe. Do zorientowania się w kierunkach rozwoju rynku bywają przydatne. Jako gotowa lista kandydatów dla firmy działającej w Polsce – raczej nie.

Praktyczne kroki: wybór systemu PIM w pięciu krokach

• Krok 1. Audyt danych i procesów – inwentaryzacja źródeł, ocena jakości, mapa ról.
• Krok 2. Wymagania priorytetyzowane – rozdzielenie tego, co konieczne, od tego, co wygodne.
• Krok 3. Krótka lista dostawców – maksymalnie trzech, dobranych do profilu danych.
• Krok 4. Weryfikacja na własnych danych – prezentacja na reprezentatywnej próbce Twojej oferty, nie na katalogu demonstracyjnym.
• Krok 5. Kalkulacja pięcioletnia i decyzja – wraz z planem etapowego wdrożenia.

Krok czwarty jest tym, który najczęściej zmienia wynik. Prezentacja na danych dostawcy pokazuje możliwości narzędzia. Prezentacja na Twoich danych pokazuje, ile pracy dzieli Cię od działającego rozwiązania.

Wybór partnera wdrożeniowego jest częścią wyboru systemu

Żaden system nie wdraża się sam, a w trakcie projektu zawsze pojawiają się rozstrzygnięcia nieprzewidziane w analizie. Ten sam system wdrożony dobrze i źle daje dwa różne rezultaty oraz dwa różne koszty utrzymania przez kolejne lata. Na co patrzeć przy ocenie partnera:

• Potwierdzone kompetencje w konkretnej technologii – status partnerski u producenta oprogramowania i certyfikaty zespołu, a nie ogólna deklaracja doświadczenia w integracjach.
• Wdrożenia w podobnej branży – firma, która pracowała z asortymentem technicznym i klasyfikacjami branżowymi, nie będzie uczyć się ich na Twoim projekcie.
• Doradztwo otwarte technologicznie – partner potrafiący wskazać, kiedy jego podstawowa platforma nie jest najlepszym wyborem, jest wiarygodniejszy niż taki, który ma jedną odpowiedź na każde pytanie.
• Sposób prowadzenia projektu – praca przyrostowa z uruchomieniem wersji minimalnej i późniejszym rozszerzaniem zakresu ogranicza ryzyko lepiej niż projekt weryfikowany dopiero na końcu.
• Referencje, z którymi można porozmawiać – nie logotypy na stronie, tylko kontakt do osoby, która przeszła podobny projekt.
• Zasady współpracy po uruchomieniu – zakres opieki, czasy reakcji i sposób rozliczania zmian ustalone przed startem, a nie po pierwszej awarii.

Warto przy tym pamiętać, z jakiej pozycji czyta się każdy tekst o wyborze systemu. Firmy wdrożeniowe, także nasza, mają swoją podstawową platformę i to wpływa na perspektywę. Jeżeli szukasz oceny wolnej od takiego obciążenia, na rynku działają wyspecjalizowani doradcy prowadzący wybór niezależnie od dostawców i przy dużym projekcie ich udział bywa tańszy niż koszt nietrafionej decyzji.