Koncepcja
Proces tworzenia wielostronicowych i wielojęzycznych katalogów produktów można określić jednym słowem – czasochłonny. Przy tradycyjnej, czyli manualnej realizacji tego zadania trzeba liczyć się z wieloma problemami:
- duża liczba błędów wymusza wielokrotne korekty
- długi okres tworzenia nowej publikacji, a w konsekwencji mniej aktualne dane
- dla wielojęzycznych katalogów liniowość kosztów, firmy więc ograniczają liczbę wydawanych wersji językowych
- brak integracjami z innymi mediami, praca włożona w przygotowanie katalogu nie przekłada się na mniejszy nakład pracy przy publikowaniu w serwisie internetowym
Rozwiązaniem powyższych problemów jest wdrożenie idei automatyzacji składu DTP. System taki najczęściej zintegrowany jest z aplikacją DTP Adobe InDesign. Aplikacja automatyzująca może mieć postać samodzielnej aplikacji lub plug-inu InDesign. Sam proces produkcji dokumentu przebiega zawsze wg podobnego schematu. Dane zewnętrze są kolejkowane i importowane do aplikacji DTP, tam są łączone z wcześniej przygotowanymi szablonami. Dostępne opcje i logika dopasowania szablonów do przychodzących danych jest wyznacznikiem potencjału używanego oprogramowania. Efektem końcowym pracy oprogramowania jest w pełni edytowalny dokument. Co bardzo ważne, osadzone w nim treści są cały czas połączone ze swoim źródłem i mogą być w dowolnym momencie pracy nad dokumentem automatycznie zaktualizowane. To zmniejsza do minimum ryzyko opublikowania nieaktualnych bądź po porostu błędnych informacji.
Źródła danych
Żeby rozpatrywać jakikolwiek scenariusz automatyzacji składu DTP niezbędne jest dostarczenie ustrukturyzowanych danych produktowych. Im większa część zawartości katalogu zostanie dostarczona w takiej postaci i im wyższej jakości są te dane, tym wyższy stopień automatyzacji będzie możliwy do osiągnięcia. Jakie dane mogą posłużyć za źródło? W najprostszej postaci będą to przede wszystkim pliki XLS/CSV. Kolejnym źródłem mogą być bazy danych SQL czy firmowy ERP. Ale na pewno najlepsze rezultaty osiągniemy przygotowując i eksportując dane z systemu PIM.
Pełna automatyzacja
Osiągnięcie stopnia automatyzacji powyżej 90% jest niezwykle trudnym zadaniem i wydaje się wręcz niemożliwym. Okazuje się jednak, że można zrealizować tak postawiony cel. Jednym z narzędzi pozwalających na to jest oprogramowanie naszego partnera firmy Amirada. Zintegrowany z produktową bazą danych PIM moduł amirada.design realizuje kolejne zadania. Na początku będzie to planowanie układu publikacji. Następnie dane z bazy zostaną bezpośrednio zaimportowane do aplikacji Indesign. Tutaj następuje najbardziej złożony proces dopasowania szablonów do przychodzących treści o takim stopniu złożoności, który jest absolutnie niemożliwy do osiągnięcia w innych narzędziach. Na koniec automatycznie zaktualizowane zostaną osadzone w dokumencie odsyłacze, spisy treści i indeksy. Wszystko to do powtórzenia dla dowolnej warstwy językowej wybieranej jednym kliknięciem myszki.
Automatyzacja częściowa
Jeśli budżet publikacji nie pozwala na wykorzystanie bardziej zaawansowanych narzędzi bądź charakterystyka katalogu wymaga wielu manualnych korekt materiału zdjęciowego (np. katalogi z artykułami biurowymi) dobrym rozwiązaniem staje się automatyzacja części prac DTP. Wykorzystujemy do tego plugin EasyCatalog naszego partnera firmy 65bit. Podstawowe korzyści takiego rozwiązania to krótki czas implementacji, wyeliminowanie manualnego procesu kopiuj-wklej, łatwo modyfikowalne szablony czy bezproblemowa aktualizacja treści w dokumentach. Dla dobrze zdefiniowanej struktury danych i nie skomplikowanych layoutów opcja paginowania pozwala również dla tej metody na automatyczne generowanie wielostronicowych dokumentów.
Korzyści
Skrócenie czasu produkcji katalogów
Przy dobrze przygotowanych szablonach i wysokiej jakości danych wejściowych objętość produkowanych publikacji nie stanowi żadnego ograniczenia kosztowego. Nie ma żadnych limitów do częstszych aktualizacji i zwiększenia liczby tworzonych dokumentów.
Dowolna liczba wersji językowych
Kolejne wersje językowe publikacji nie muszą oznaczać liniowego zwiększenia wymaganego budżetu. Automatyzacja procesu produkcji dokumentu i wsparcie procesów tłumaczeniowych po stronie systemu PIM pozwala zmniejszyć do ułamka kosztów bazowego języka.
Wyeliminowanie błędów czynnika ludzkiego
Dynamiczne połączenie dokumentów InDesign ze źródłem danych odciąża operatora DTP od żmudnego procesu umieszczania w publikacji treści. Dzięki wyeliminowaniu czynności „kopiuj-wklej” błędy wynikające zwykle ze zmęczenia pracowników zostały radykalnie zminimalizowane.
Spójność danych
Użycie do produkcji dokumentów tych samych danych, które są wykorzystywane w pozostałych mediach, czy to w produktowych serwisach www czy w dokumentach PDF, zapewnia spójność prezentowanych danych. Klienci na pewno to docenią.
Poprawa jakości prezentowanych treści
Automatyzacja składu DTP to także wyższa jakość tworzonych dokumentów. Odciążony od żmudnych i powtarzalnych czynności grafik skupia się już tylko na lepszym dopasowaniu treści i końcowych korektach. Zaś oparcie produkcji o predefiniowane szablony powoduje, że w pełni wykorzystywany jest potencjał styli akapitowych, znakowych czy obiektowych.
Automatyczna aktualizacja danych w dokumentach
Na końcu całego procesu automatyzacji jest zawsze w pełni edytowalny dokument aplikacji Adobe InDesign. Dzięki dynamicznemu połączeniu poszczególnych ramek w dokumencie z danymi źródłowymi w każdej chwili większość danych może zostać zaktualizowanych. Poprawienie cen produktów w ostatniej chwili przed wysłaniem dokumentów do druku nie stanowi już żadnego problemu.
Scenariusze automatyzacji DTP
Scenariusz A - Quasi-bazodanowe źródła danych produktowych
Jeśli tylko system CMS umożliwia eksport danych produktowych na zewnątrz i dane te posiadają czytelną, dobrze określoną strukturę, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby je wykorzystać do automatycznego umieszczenia w dokumentach programu DTP. Zestaw tych danych może być również uzupełniony danymi pobranymi z quasi bazodanowych źródeł danych, tj. pliki programu Excel.
Korzyści:
- Brak konieczności żmudnego kopiowania danych
- Wyższa jakość danych, mniej błędów, krótsze korekty
- Automatyzacja na poziomie 50%
Na co warto zwrócić uwagę?
- Systemy CMS nie przechowują zwykle plików graficznych przeznaczonych do użycia w drukowanych publikacjach (wysoka rozdzielczość, przestrzeń barwna CMYK, przezroczystość, pliki wektorowe)
- Hierarchia kategorii jest dostosowana do serwisu www, co zwykle nie odpowiada hierarchii rozdziałów i podrozdziałów katalogu produktowego
Scenariusz B - System ERP źródłem danych produktowych
Większość funkcjonujących na rynku sklepów internetowych jest zintegrowana z firmowym systemem ERP, z którego pobiera dane podstawowe i logistyczne. W niektórych sytuacjach zestaw informacji jest rozszerzany o techniczne atrybuty produktowe, opisy marketingowe i materiał zdjęciowy. Równie dobrze strumień tych danych może być wykorzystywany do automatyzacji produkcji dokumentów InDesign. Jedno źródło danych gwarantuje spójność w komunikacji marketingowej z klientem. W zależności od kompletności danych produktowych przekazywanych do aplikacji DTP, można osiągnąć bardzo wysoki stopień automatyzacji.
Korzyści:
- Pełna zgodność nazw, opisów i danych technicznych produktów między serwisem www i drukowanymi publikacjami
- Wysoka wiarygodność danych, dzięki wykorzystaniu istniejących w systemie ERP mechanizmów kontrolnych i zaawansowanych praw dostępu
- Automatyzacja na poziomie nawet 90%
Na co warto zwrócić uwagę?
- System ERP jest słabo dostosowany do zarządzania wieloma hierarchiami używanymi w zróżnicowanych mediach. Planowanie struktury publikacji jest bardzo utrudnione, a czasem wręcz niemożliwe
- Brak zarządzania po stronie źródła dużymi zestawami atrybutów technicznych
- Przekazywane z systemu ERP wielojęzyczne treści mogą nie być kompletne
Scenariusz C – Multichannel Publishing w oparciu o system PIM
Zastosowanie do zarządzania informacją produktową dedykowanego narzędzia, jakim jest system PIM, otwiera całkowicie nowe możliwości usprawnienia pracy nad publikacjami produktowymi przeznaczonymi do druku. W tej chwili nie ma na rynku lepszego narzędzia, które tak jak system PIM przekaże do aplikacji DTP komplet marketingowych i technicznych danych produktowych, ze wszystkimi wymaganymi plikami graficznymi - w dowolnej liczbie języków.
Korzyści:
- Pełna zgodność nazw, opisów i danych technicznych produktów między serwisem www i publikacjami drukowanymi
- Wysoka jakość danych produktowych, kompletność i bogactwo prezentowanych treści
- Wielojęzyczność
- Automatyzacja na poziomie nawet 99%
Na co warto zwrócić uwagę?
- Wdrożenie nowego systemu IT w przedsiębiorstwie może okazać się konieczne
- Zmiana części dotychczasowych przyzwyczajeń i schematów pracy będzie wymagana
