Co to jest PIM?
PIM, czyli Product Information Management, to zaawansowany system zarządzania informacją produktową, który stanowi kluczowe narzędzie dla firm w różnych sektorach przemysłu. Systemy PIM są zazwyczaj oparte na obiektowej bazie danych i pełnią funkcję centralizującą, co umożliwia tworzenie, zarządzanie i rozszerzanie spójnych informacji o produkcie, dostosowanych do wielu języków i dystrybuowanych przez różne kanały sprzedaży. Celem systemu PIM jest zapewnienie jednego, wiarygodnego źródła informacji o produkcie, co znacznie ułatwia zarządzanie danymi i ich integrację z innymi systemami IT, takimi jak ERP. PIM system jest często mylony ze zwykłymi bazami danych, jednak to, co wyróżnia PIM, to nie tylko przechowywanie informacji, ale również funkcjonalność zapewniająca ich wysoką jakość, łatwość dostępu oraz efektywność operacyjną. Można go porównać do systemu Master Data Management, ale specjalizującego się w danych produktowych. W ramach systemu PIM można przechowywać różnorodne typy danych, od danych technicznych i atrybutów produktu, przez opisy marketingowe, pliki multimedialne, po referencje obiektowe i tłumaczenia.
Systemy PIM, takie jak Pimcore, są niezwykle wartościowe, gdyż uwalniają firmy od manualnego zarządzania danymi produktowymi w różnych aplikacjach. To z kolei pozwala na skoncentrowanie się na strategiach sprzedaży i marketingu, optymalizacji procesów biznesowych i lepszej obsłudze klienta. Zamiast modyfikować system ERP do zarządzania informacjami produktowymi, co często kończy się niepowodzeniem, lepiej zainwestować w dedykowany system PIM, który zapewni właściwe i efektywne zarządzanie danymi produktowymi.
Główne funkcje
Korzyści
Dla kogo
Producenci
Wybór właściwego systemu PIM nie jest zadaniem trywialnym. W swoim portfolio posiadamy wdrożenia zarówno systemów opartych na komercyjnej licencji, jak i z licencją open source. W zależności od posiadanego przez klienta budżetu, wymaganej technologii realizacji czy oferowanych dodatkowych funkcjonalności zaproponujemy najlepsze rozwiązanie. Zdobyte przez nas doświadczenie przy wdrożeniu największej w Polsce liczby systemów PIM zagwarantuje Państwu z naszej strony wiarygodne usługi konsultingowe. Bliska współpraca z naszymi partnerami daje nam i naszym klientom cenne wsparcie w realizacji trudnych projektów. Równie ważny jest stały transfer aktualnej wiedzy i doświadczeń zdobywanych w obszarze niemieckojęzycznym, który niewątpliwie jest rynkiem najbardziej dojrzałym i z największą liczbą wdrożenia PIM.
Główne funkcje
Product Information Management, to system kluczowy dla firm w kontekście efektywnego administrowania danymi produktowymi. Systemy PIM, takie jak Pimcore, są zaprojektowane, by ułatwić firmom zarządzanie, integrację oraz publikację danych produktowych w różnych kanałach dystrybucji i językach.
Import
Dla mniejszych realizacji system PIM staje się miejscem, gdzie informacje o produkcie są tworzone i zarządzane po raz pierwszy. W przypadkach, gdy dane produktowe pochodzą z zewnętrznych źródeł, niezbędny jest ich import, zwykle z plików CSV, XLS, XML lub za pośrednictwem usług internetowych (web services). Systemy PIM, wykorzystując zaawansowane techniki mapowania i transformacji danych, pozwalają na ich integrację i synchronizację, zapewniając ich spójność i jakość.
Funkcja importu jest szczególnie ważnym ogniwem workflow dla firm będących Dystrybutorami. System PIM może być wówczas rozszerzony o funkcję Portalu Dostawców (Supplier Portal), przenoszącego na Dostawców obowiązek wprowadzenie i aktualizacji informacji produktowych. Obniża to koszty zarządzania informacją, skraca czas „Time to Market” i podnosi jakość przekazywanych do klienta informacji.
Konsolidacja
W idealnym świecie każdy produkt powinien być opisany w systemie tylko raz, mając jeden prawidłowy i unikalny opis. Niemniej jednak, w rzeczywistości, w wyniku pracy wielu osób oraz importu danych z różnych źródeł i od różnych dostawców, mogą pojawić się duplikaty danych, co prowadzi do nadmiaru i niespójności informacji. W takich przypadkach niezbędne staje się przeprowadzenie procesów oczyszczania i konsolidacji danych, znanych jako Data Cleaning.
Procesy oczyszczania danych mogą być zautomatyzowane i odbywać się zgodnie z wcześniej ustalonymi regułami i algorytmami. Możliwe jest również ręczne szybkie wyszukiwanie i filtrowanie informacji, co pozwala użytkownikowi łatwiej odnaleźć i skorygować błędne lub niepotrzebne dane.
Wzbogacanie
Po zaimportowaniu podstawowych danych z aplikacji ERP, w systemie Product Information Management (PIM), takim jak Pimcore, rozpoczyna się proces kompleksowego opisywania produktu. Dział marketingu wprowadza szczegółowe opisy i zalety produktu, które mają kluczowe znaczenie dla jego atrakcyjności na rynku. Równocześnie, specjaliści z działu technicznego bądź menadżerowie produktu wzbogacają te informacje o techniczne lub unikalne atrybuty specyficzne dla danego wykonania. W dalszej kolejności, w systemie PIM, do każdego produktu przyporządkowywane są zasoby multimedialne, takie jak zdjęcia główne, zdjęcia różnych wariantów, dodatkowe zdjęcia z realizacji, rysunki wymiarów, filmy wideo oraz inne niezbędne dokumenty, jak PDFy, certyfikaty, atesty, czy pliki CAD. Te zasoby są niezbędne do stworzenia pełnego i przyciągającego obrazu produktu w różnych kanałach dystrybucji.
System PIM, umożliwia także klasyfikację każdego produktu i organizację go w zaawansowanej, drzewiastej strukturze bez redundancji, co pozwala na umieszczanie jednego produktu w wielu kategoriach jednocześnie. Elastyczność systemów PIM umożliwia tworzenie niemal nieograniczonych i skomplikowanych struktur kategorii, które idealnie odzwierciedlają i organizują ofertę produktową przedsiębiorstwa. W ramach systemu, między produktami tworzone są także dynamiczne relacje. Mogą one obejmować informacje o akcesoriach, elementach zestawów, produktach podobnych czy opcjach up-sell, które są szczególnie ważne w strategiach sprzedaży na platformach e-commerce.
Zarządzanie atrybutami jest jednym z ważniejszych elementów każdego systemu PIM. Systemy PIM, takie jak Pimcore, są wyposażone w zaawansowane mechanizmy umożliwiające przyporządkowanie i zarządzanie różnorodnymi atrybutami dla różnych grup produktowych czy typów obiektów. Funkcje te, w tym dziedziczenie wartości atrybutów i możliwość masowej edycji danych, znacznie usprawniają zarządzanie informacjami produktowymi, co jest nieocenione w szybko zmieniającym się środowisku rynkowym.
Tłumaczenie
Jednym z wyzwań stojącym przed przedsiębiorstwem działającym w globalnej gospodarce jest dostarczenie klientowi informacji o produkcie w jego własnym języku. Dostarczanie zagranicznym klientom informacji wyłącznie w języku angielskim już na starcie niesamowicie utrudnia międzynarodową ekspansję. Przy szerokiej ofercie i zwykle złożonych opisach oznacza to, że dla firm chcących wyjść poza własny lokalny rynek, wymagany będzie ogromny nakład prac nad tłumaczeniami. Wychodząc naprzeciw tym problemom systemy PIM są wyposażane w niezwykle rozbudowane narzędzia wspierające procesy tłumaczeniowe. Wszystkie dane mogą być w pełni wielojęzyczne. Opisy, nazwy, atrybuty, wartości i listy wartości (słowniki), jednostki, ale także pliki graficzne mogą być lokalizowane.
Również osoby tłumaczące otrzymują wsparcie ze strony systemu PIM. Jest nim mechanizm pamięci tłumaczeniowej – Translation Memory. Ale jest to także automatyczny eksport i import z wykorzystaniem formatów XLIFF czy XLS. Można także zdefiniować zadanie workflow przesyłające do tłumacza informacje wymagające jego weryfikacji, bądź wprowadzenia nowego tłumaczenia.
Kontrola
W systemach Product Information Management (PIM), ostatnim etapem przed publikacją danych jest rygorystyczna kontrola danych. Ten proces weryfikacji jest realizowany na różnych poziomach, aby zapewnić najwyższą jakość i precyzję informacji produktowych. Kontrola danych obejmuje sprawdzanie poprawności wprowadzanych danych, takich jak liczby, waluty oraz zgodność z wzorcami REGEX, co gwarantuje, że wszystkie dane są spójne i prawidłowe. Dodatkowo, w systemach PIM istotne jest sprawdzenie, czy wszystkie wymagane pola zostały prawidłowo wypełnione. System pozwala na budowanie złożonych reguł zależności między atrybutami produktów (np. jeśli wartość atrybutu A jest taka, to wartość atrybutu B musi spełniać określone kryteria). Takie funkcje automatyzują i usprawniają proces weryfikacji danych, minimalizując ryzyko błędów.
Kluczowym aspektem kontroli w systemach PIM jest również ochrona danych wrażliwych. Dostęp do tych danych jest regulowany przez prawa dostępu, co zapewnia, że tylko upoważnione grupy użytkowników mogą uzyskać dostęp do poufnych informacji. Z kolei na podstawie zaś historii zmian wartości każdego z atrybutów, ustalenie źródła błędu nie nastręcza żadnych trudności.
Publikacja
W końcowym etapie, kiedy dane zostały kompletnie zweryfikowane i uporządkowane, następuje ich przekazanie do publikacji w różnych kanałach dystrybucji. Systemy PIM, oferują nieograniczone możliwości w zakresie publikacji danych, co pozwala dostosować proces do konkretnych potrzeb i wymagań biznesowych. Nie ma żadnych ograniczeń co do tego, gdzie i w jaki sposób dane zostaną wykorzystane. Eksport danych może odbywać się w różnych formatach, takich jak plik CSV, XML, a także przez usługi internetowe (web services). Proces wymiany danych może być realizowany synchronicznie lub asynchronicznie, w zależności od preferencji i potrzeb użytkownika. Używane mogą być standardy takie jak ETL (Extract, Transform, Load) lub szyny danych ESB (Enterprise Service Bus), które zapewniają efektywną integrację danych między różnymi systemami.
Bez względu na to, czy dane mają być wykorzystane do automatycznej produkcji drukowanych katalogów, zasilenia platformy B2C czy B2B, Pimcore, zapewni najwyższą jakość informacji o produktach. Dzięki temu przedsiębiorstwo może skutecznie zarządzać i dystrybuować swoje produkty, osiągając lepsze wyniki biznesowe i satysfakcję klientów.
Product Information Management – korzyści
Krótszy Time to Market
Efektywne zarządzanie informacją produktową ma kluczowe znaczenie dla skrócenia czasu wprowadzania nowych produktów na rynek. Szacuje się, że dzięki optymalizacji procesów ten czas może ulec skróceniu nawet o 50%, a w przypadku ekspansji na rynki zagraniczne, korzyści mogą być jeszcze większe.
Zwiększenie asortymentu
Efektywne zarządzanie informacją pozwala na zwiększenie asortymentu poprzez optymalne wykorzystanie danych o produktach. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie efektu "long tail", gdzie nawet niszowe produkty mogą być sprzedawane w niewielkich ilościach, ale z wyższymi marżami, co przekłada się na większe zyski.
Spójność danych w każdym kanale publikacji
Koncepcja jednego źródła danych zapewnia spójność informacji prezentowanych w różnych kanałach publikacji, takich jak drukowane katalogi, karty produktowe w formie PDF, serwisy internetowe czy systemy e-commerce. To gwarantuje, że informacje będą zawsze spójne we wszystkich używanych językach i w różnych kontekstach.
Większa kontrola publikowanych treści
Dzięki szybkiemu przeglądowi wprowadzonych informacji oraz mechanizmom kontroli danych możliwa jest łatwa kontrola przekazywanych do klienta informacji. Użycie statusów cyklu życia produktu wspiera pracę nad publikacją informacji produktowych, co z kolei przekłada się na większą kontrolę nad treściami.
Większa sprzedaż, wyższy współczynnik konwersji
Bogaty opis produktu, kompletność i wysoka jakość prezentowanych informacji w sklepach internetowych mają kluczowe znaczenie dla pozycjonowania w wyszukiwarkach oraz decyzji zakupowych klientów. Dobrze poinformowany klient jest bardziej skłonny do dokonania zakupu, co przekłada się na wyższy współczynnik konwersji i większą sprzedaż.
Niższe koszty
Efektywne zarządzanie informacją produktową przynosi także korzyści finansowe. Dzięki wprowadzaniu danych tylko raz do jednego systemu, eliminuje się powielanie pracy i obniża koszty. Dodatkowo, dane z systemu PIM mogą być wykorzystywane do automatyzacji procesów składu katalogów produktowych oraz redukcji liczby zapytań do Biura Obsługi Klienta. To wszystko przekłada się na oszczędności dla przedsiębiorstwa.
Dla kogo
Kiedy przedsiębiorstwo powinno rozważyć wdrożenie systemu Product Information Management? Aby ułatwić podjęcie decyzji poniżej przedstawione zostały kryteria mogące skłaniać ku temu. Spełnienie któregoś z nich, a tym bardziej więcej niż jednego, powinno być impulsem do podjęcia dalszych działań.
Duża liczba produktów
Pojęcie to niewątpliwie jest względne. Dla produktów posiadających prostą charakterystykę duża liczba produktów oznaczać będzie 2000 SKU. Ale już dla produktów ze złożonym opisem, w dodatku mocno różniących się między sobą właściwościami wartość 500 SKU może być wartością progową. Oferowana gama produktów powyżej 5000 SKU jest sygnałem do podjęcia natychmiastowych działań.
Więcej niż jeden kanał publikacji
Wiele lat temu głównym kanałem komunikacji z klientami były drukowane publikacje. Obecnie, równie istotne (jeśli nie bardziej) są produktowe serwisy internetowe, platformy B2C i B2B, a także aplikacje mobilne, dokumenty PDF oraz e-katalogi BMEcat. Wprowadzanie informacji produktowych do wielu różnych mediów przy tradycyjnym podejściu oznacza konieczność korzystania z dwóch lub więcej systemów. Takie podejście znacząco wydłuża proces wprowadzania nowych produktów na rynek, generuje dodatkowe koszty, a przede wszystkim sprzyja pojawianiu się błędów. Skutkiem tego są nieaktualne, błędne i niespójne informacje, a każde kolejne medium jedynie potęguje skalę tych problemów.
Złożony opis
Opis produktu, jego nazwa i zdjęcie nie są już dzisiaj wystarczające w wielu sytuacjach. Produkty mogą posiadać złożone charakterystyki techniczne. Opis składający się z kilkunastu lub wręcz kilkudziesięciu atrybutów nie jest wcale rzadkością. Całkowita liczba wszystkich wymaganych atrybutów może dochodzić nawet do kilkuset. W opisie produktu może być wymagana prezentacja powiązań z innymi produktami, czy to w postaci akcesoriów, części zamiennych, elementów rozszerzających funkcjonalność, czy po prostu produktów podobnych. A do podjęcia decyzji o zakupie może skłonić klienta dopiero przedstawienie dodatkowych ujęć produktu lub ciekawego filmu wideo z przykładowym zastosowaniem.
Produkty posiadają wiele wariantów
Oferowane produkty występują w wielu wariantach. Wcale nie musi to być tylko 1 parametr. Branży technicznej nie są obce sytuacje, kiedy sposób zamawiania produktu wymaga podania kilku parametrów. Generuje to czasami kilkaset różnych możliwych wykonań tego samego produktu. W sytuacji takiej najlepszym narzędziem będą konfiguratory produktów, które sprawdzą się świetnie przy zamawianiu skojarzonych i pasujących wg zadanych parametrów dodatków akcesoriów.
Kraje / Języki
Działalność przedsiębiorstwa na zagranicznych rynkach wymaga dostarczenia informacji do klienta w jego własnym języku. Zastosowanie maszynowego tłumaczenia może być co najwyżej chwilowym substytutem. Lokalizowanie wszystkich treści wymagać będzie solidnego wsparcia odpowiednich narzędzi, skrócenia czasu pełnego tłumaczenia do akceptowalnego poziomu, umożliwiającego równoległe publikowanie w 20 i więcej krajach. Wszystkie te działania powinny być przy tym wykonane jak najmniejszym nakładem kosztów. Niewątpliwie system PIM będzie najlepszym z możliwych narzędzi predysponowanych do tego zadania.
Wielu użytkowników
Duże przedsiębiorstwa posiadają zwykle szeroką kadrę osób pracujących z informacją produktową. Wszyscy muszą mieć możliwość jednoczesnego wglądu do informacji o produkcie, możliwość jej edycji lub pobrania. Nie każda z grup użytkowników powinna mieć przy tym wgląd do wszystkich informacji, co powinny regulować prawa dostępu. Dla bardzo dużych przedsiębiorstw, w tym globalnych koncernów pojawia się konieczność centralnego dostępu do informacji produktowych z wielu różnych lokalizacji na wielu kontynentach.
Automatyzacja składu DTP
Drukowane publikacje to wciąż ważny sposób na dotarcie do klienta i jego obsługę. Kilkusetstronicowe katalogi produktów, wydawane nierzadko w wielu językach, wymagają jednak innego podejścia niż tradycyjny skład strona po stronie. Konieczne jest wykorzystanie narzędzi automatyzujących. Aby było to możliwe, bez względu na to jakie narzędzie jest wykorzystywane, niezbędne jest dostarczenie wysokiej jakości informacji produktowych, posiadających wysoki stopień strukturyzacji i zawierających kompletny materiał graficzny. System PIM dostarczy takie dane.
Wymagana obsługa zewnętrznych klasyfikacji
Coraz częściej partnerzy biznesowi wymagają dostarczenia e-katalogów (nie mylić z plikiem PDF, czy stroną www) w postaci zgodnej z obowiązującym w branży standardem przemysłowym. Nośnikiem tych danych będzie zazwyczaj plik XML zapisany w standardzie BMEcat. W zależności od branży może on zawierać wewnątrz klasyfikację ETIM, eCl@ss, Datanorm, UNSPSC. Do realizacji tego zadania można oczywiście użyć dedykowanego narzędzia, ale oznacza to znowu wprowadzanie danych do kolejnego systemu IT. A tego chcemy przecież uniknąć.
Systemy PIM od ROBOKAT
Systemy PIM od ROBOKAT to klucz do efektywnego zarządzania informacjami o produktach. Nasza firma specjalizuje się w implementacji systemów PIM, oferując kompleksowe rozwiązania dla sektora B2B i B2C. Ale to nie wszystko – w naszej ofercie znajdziesz także tworzenie produktowych serwisów internetowych, automatyzację składu DTP przy użyciu narzędzi takich jak EasyCatalog i PDFreactor, a także wdrażanie systemów DAM oraz konektorów CI-HUB. Dzięki szerokiemu zakresowi usług, ROBOKAT jest w stanie zapewnić klientom spersonalizowane i zaawansowane rozwiązania technologiczne, które doskonale odpowiadają na potrzeby dynamicznie zmieniającego się rynku. Wybór ROBOKAT to gwarancja korzystania z usług profesjonalistów, którzy doskonale rozumieją potrzeby i wyzwania współczesnego rynku. Nasze rozwiązania są skrojone na miarę, co pozwala na efektywne zarządzanie informacjami o produkcie – co jest kluczowe w dzisiejszym, szybko zmieniającym się środowisku handlowym.