Integracja PIM z systemami ERP – na czym polega Single Source of Truth

1. Co warto wiedzieć
2. PIM a ERP – dwa systemy, dwa różne zadania
3. Czym jest Single Source of Truth i dlaczego to więcej niż buzzword
4. Integracja PIM z ERP – jak wygląda od strony technicznej i procesowej?
5. Centralizacja danych produktowych – mierzalne korzyści dla firmy
6. Kiedy firmy decydują się na wdrożenie integracji PIM–ERP?
7. Podsumowanie
8. FAQ

Pytanie „w którym systemie trzymamy dane produktowe" pada w większości projektów integracyjnych i prawie zawsze jest źle postawione. Właściwe brzmi: który system jest właścicielem którego typu danych. Odpowiedź na nie decyduje o tym, czy firma buduje jedno źródło prawdy, czy kolejną warstwę synchronizacji między dwoma rozjeżdżającymi się bazami.

Co warto wiedzieć

• Single Source of Truth nie oznacza jednego systemu na wszystko – oznacza jednoznaczne przypisanie własności każdego typu danych do konkretnego systemu.
• ERP pozostaje właścicielem danych transakcyjnych i logistycznych, PIM przejmuje dane opisowe, klasyfikacje i multimedia.
• Nie ma jednego poprawnego kierunku przepływu – u producenta produkt zwykle rodzi się w ERP, u dystrybutora często najpierw w PIM.
• Najczęstszą przyczyną nieudanych integracji nie jest technologia, lecz niespójne identyfikatory i brak decyzji o tym, kto może nadpisać jaką wartość.

PIM a ERP – dwa systemy, dwa różne zadania

ERP jest kręgosłupem operacyjnym firmy. Obsługuje zamówienia, rozliczenia, stany magazynowe, logistykę i produkcję. Jego model danych zoptymalizowano pod transakcje: liczy, rezerwuje, księguje i robi to niezawodnie. Dane o produkcie sprowadzają się w nim zwykle do indeksu, nazwy, jednostki miary, ceny i kilku pól technicznych potrzebnych logistyce.

PIM odpowiada za komunikację produktu na zewnątrz. Przechowuje atrybuty techniczne w setkach wariantów, opisy marketingowe w wielu językach, klasyfikacje branżowe, zdjęcia i dokumentację, relacje między produktami oraz zestawy danych przygotowane pod konkretne kanały sprzedaży. Oba systemy są potrzebne i nie konkurują ze sobą – pełnią różne funkcje wobec tego samego produktu. Szerzej rozbieramy to w artykule Czy ERP może zastąpić system PIM.

Jakie dane „mieszkają" w ERP, a jakie w PIM?

Czym jest Single Source of Truth i dlaczego to więcej niż buzzword

Single Source of Truth to model architektoniczny, w którym dla każdego typu danych istnieje dokładnie jeden system rozstrzygający, jaka wartość jest prawdziwa. Pozostałe systemy mogą tę wartość przechowywać i wyświetlać, ale jej nie ustalają. W razie rozbieżności nie ma dyskusji, który zapis wygrywa.

Nieporozumienie polega na utożsamianiu tego modelu z konsolidacją wszystkiego w jednym miejscu. Trzymanie opisów marketingowych w ERP kończy się zwykle polem tekstowym o ograniczonej długości i brakiem wersji językowych, a trzymanie stanów magazynowych w PIM dokłada zbędny przystanek na drodze danej, która i tak powstaje w magazynie. Jedno źródło prawdy działa wtedy, gdy własność danych jest podzielona zgodnie z tym, gdzie te dane faktycznie powstają.

Jedno źródło prawdy w praktyce – kto jest właścicielem jakich danych?

W typowym układzie dla producenta indeks produktu powstaje w ERP i to zdarzenie uruchamia przepływ: rekord trafia do PIM, gdzie zespół produktowy uzupełnia atrybuty, opisy, zdjęcia i klasyfikacje, a następnie kompletny zestaw danych jest dystrybuowany do sklepu, portalu B2B, marketplace'ów i katalogów. W drugą stronę wracają wyłącznie dane transakcyjne: dostępność i ceny. Każdy system nadpisuje tylko to, czego jest właścicielem.

U dystrybutorów kierunek bywa odwrotny i to jeden z częstszych punktów spornych w projektach. Produkt pojawia się najpierw w PIM – trafia tam z pliku od dostawcy albo z portalu dostawcy – i dopiero po decyzji o wprowadzeniu do oferty jest zakładany w ERP, który zwraca swój identyfikator. Taki układ pozwala pracować na znacznie szerszej bazie produktów niż ta, którą firma faktycznie ma w obrocie, bez obciążania ERP tysiącami indeksów, które nigdy się nie sprzedadzą. To praktyczny fundament strategii długiego ogona: kategorie można rozbudowywać w PIM, a koszt utrzymania takiego katalogu jest nieporównanie niższy niż po stronie systemu transakcyjnego.

Integracja PIM z ERP – jak wygląda od strony technicznej i procesowej?

Warstwa techniczna sprowadza się do trzech decyzji: czym się komunikujemy, w którą stronę i jak często.

Komunikacja odbywa się przez API systemu ERP, przez dedykowaną warstwę pośredniczącą albo przez wymianę plików, gdy starszy ERP nie udostępnia interfejsu. Przy większej liczbie systemów sprawdza się kolejka komunikatów – nadawca publikuje zdarzenie, odbiorcy je konsumują we własnym tempie, a awaria jednego z nich nie zatrzymuje pozostałych. Taki model opisaliśmy przy okazji integracji PIM ze Shopware.

Kierunek przepływu warto rozstrzygnąć per typ danych, a nie globalnie. Wymiana dwukierunkowa nie oznacza, że oba systemy mogą zmieniać to samo pole – oznacza, że część danych płynie w jedną stronę, część w drugą. Częstotliwość dobiera się według zmienności: dane opisowe wystarczy przesyłać przy zapisie, stany i ceny wymagają cyklu minutowego lub obsługi zdarzeniowej. Typowe punkty styku to import nowych indeksów z ERP do PIM, eksport wzbogaconych danych z PIM do kanałów sprzedaży oraz zwrotny przepływ dostępności i cen.

Najczęstsze wyzwania przy integracji PIM z ERP

• Niespójne identyfikatory – ten sam produkt pod różnymi kodami w ERP i w danych od dostawcy, warianty traktowane raz jako osobne indeksy, raz jako jeden.
• Brak standaryzacji po stronie ERP – atrybuty upchnięte w jednym polu tekstowym, jednostki zapisane dowolnie, wartości słownikowe wpisywane ręcznie.
• Konflikty przy równoległych zmianach – brak reguły rozstrzygającej, czyj zapis jest ważniejszy, gdy oba systemy zmieniły to samo pole.
• Mapowanie klasyfikacji – przypisanie kategorii ERP do klas ETIM czy GPC rzadko jest relacją jeden do jednego i wymaga decyzji merytorycznych.
• Obsługa usunięć i wycofań – produkt wycofany w ERP powinien zmienić status w kanałach, a nie zniknąć bez śladu.

Z naszego doświadczenia we wdrożeniach dla producentów i dystrybutorów zdecydowana większość opóźnień w takich projektach bierze się z przygotowania danych i uzgodnień procesowych, nie z pisania kodu. Sam mechanizm wymiany bywa najprostszą częścią prac – dlatego projekt integracyjny warto poprzedzić porządkowaniem danych produktowych.

Centralizacja danych produktowych – mierzalne korzyści dla firmy

Efekty widać najszybciej tam, gdzie wcześniej dane wprowadzano wielokrotnie. Produkt opisany raz i rozesłany automatycznie do wszystkich kanałów skraca czas wprowadzenia nowości na rynek – w projektach, w których wcześniej dane trafiały do sklepu, katalogu i portalu B2B osobno, redukcja pracy jest wyraźna i łatwa do policzenia w roboczogodzinach.

Druga grupa korzyści dotyczy błędów. Znika kategoria pomyłek wynikających z kopiowania między systemami, a wraz z nią część zwrotów spowodowanych rozbieżną specyfikacją. Trzecia dotyczy skalowania: kolejny kanał sprzedaży albo kolejna wersja językowa przestaje oznaczać proporcjonalny wzrost pracy, bo dane są już w jednym miejscu w ustrukturyzowanej formie. Centralizacja danych opłaca się więc najbardziej firmom, które planują rozwój, a nie tym, które chcą jedynie uporządkować stan obecny.

Kiedy firmy decydują się na wdrożenie integracji PIM–ERP?

• Wejście na nowy kanał sprzedaży – marketplace lub portal B2B – z wymaganiami, których obecne dane nie spełniają.
• Wdrożenie lub migracja ERP, przy okazji której trzeba rozstrzygnąć, gdzie mają mieszkać dane produktowe.
• Szybki wzrost katalogu, zwłaszcza przy onboardingu wielu dostawców naraz.
• Przejęcie innej firmy i konieczność połączenia dwóch katalogów o różnych strukturach.
• Wymóg partnerów handlowych dotyczący e-katalogów w formacie BMEcat z danymi ETIM.
• Powtarzające się błędy w ofertach przetargowych lub cennikach wynikające z rozbieżnych danych.

Podsumowanie

PIM i ERP nie są alternatywami. Poprawnie połączone tworzą architekturę, w której każdy typ danych ma jednego właściciela, a pozostałe systemy korzystają z niego bez prawa nadpisywania. Najtrudniejszą częścią takiego projektu nie jest wybór technologii, lecz uzgodnienie, gdzie która dana powstaje i kto o niej decyduje. Dobrze przeprowadzona integracja PIM z ERP nie dokłada więc kolejnej warstwy synchronizacji – porządkuje odpowiedzialność za dane. Jeśli dopiero rozważasz wdrożenie, zacznij od przewodnika o PIM w e-commerce. Jeśli stoisz przed decyzją architektoniczną, porozmawiajmy o przepływie danych – jako Pimcore Gold Partner mamy za sobą kilkanaście takich integracji.