Jak uniknąć typowych błędów w projektach PIM
Wiele lat temu natknęliśmy się na artykuł autorstwa Michaela Mezgera i Marca Hölzle z firmy Parsionate. W swoim tekście dzielili się doświadczeniami i dostarczali cennych wskazówek, jak unikać typowych błędów i zakończyć projekt zarządzania informacjami produktowymi na czas i w ramach budżetu. Wskazówki i porady w nim zawarte okazały się nieocenione w wielu projektach, które mieliśmy okazję realizować później. Ten artykuł stał się dla nas prawdziwą skarbnicą praktycznych porad, chcielibyśmy więc przedstawić kilka z nich, które naszym zdaniem są szczególnie trafne.
System zaprojektowany od razu z uwzględnienie wszystkich wymagań na następne 25 lat, a wszystko najlepiej w pierwszej fazie projektu PIM
Sugestia: Zacznij od wypracowania szczegółów początkowej fazy, przewidując następne kroki. Pomyśl o pełnym spektrum usług, które PIM powinien oferować w najbliższej przyszłości. Potem zrób krok wstecz i zacznij od implementacji tylko podstawowych funkcjonalności oprogramowania na początkowym etapie, a dopiero potem kontynuuj małymi krokami. Możesz rozpocząć na przykład od integracji online, a następnie przechodzić do niewielkiego projektu drukowanego, zanim zdecydujesz się na duży, zbiorczy katalog. Staraj się nie wdrażać wielkiego projektu, który obejmuje wymagania na następne 25 lat, wszystko naraz. W przeciwnym wypadku, faza specyfikacji i projektowania może zająć Ci 5 lat, a na końcu możesz zorientować się, że cele, zupełnie całkowice różnią się od tych, które były określone na początku projektu.
Myślenie, że wszystko, czego nie mogą zrobić istniejące systemy, musi być możliwe dzięki nowemu systemowi PIM. Mit SUPERNARZĘDZIA.
Wprowadzenie scentralizowanego, wielofunkcyjnego systemu zawsze wiąże się z ryzykiem wzbudzenia oczekiwania, że wszystkie problemy zostaną rozwiązane, w tym te, za które do tej pory nikt nie był odpowiedzialny.
Kilka przykładów życzeń specjalnych:
- Przechowywanie w systemie PIM wszystkiego, co nie pasuje gdzie indziej
- Generowanie raportów operacji transakcyjnych z powodu braku systemu BI / Hurtowni danych
- Wyliczanie cen, gdy np. system ERP sobie z tym nie radzi
Zarządzanie danymi podstawowymi, konsolidacja danych, eksport danych do różnych kanałów: to główne cechy i mocne strony oprogramowania PIM. Dążenie do dodania zbyt wielu dodatkowych funkcji tylko niepotrzebnie komplikuje system, co z kolei powoduje wzrost kosztów. Co więcej, użytkownicy i tak mogą nie być całkowicie zadowoleni, gdyż ich oczekiwania najprawdopodobniej nigdy nie zostaną w pełni zrealizowane
Zaprojektowanie niezwykle uniwersalnego i skomplikowanego modelu danych, który ma na celu radzenie sobie z każdym wyzwaniem
Firmy mają tendencję do tworzenia modelu danych, który jest w stanie poradzić sobie z każdą nieznaną sytuacją, niezależnie od jej przeznaczenia. Zamiast definiować konkretne jednostki, modelowane są tylko ogólne obiekty z abstrakcyjnymi informacjami i relacjami. Wszystkie informacje ze wszystkich systemów, niezależnie od tego, czy są zewnętrzne czy wewnętrzne, są zawarte w modelu danych. Każda informacja, niezależnie od tego, czy będzie używana, czy nie, jest zawarta w modelu danych.
Porada: Podczas projektowania systemu należy skupić się na rzeczywistych wymaganiach.W przeciwnym razie system zostanie niepotrzebnie uczyniony zbyt skomplikowanym. Zwiększone zostanie obciążenie związane z jego utrzymaniem, co może okazać się nie do opanowania.
Niedocenianie złożoności i czasochłonności migracji danych podczas planowania projektu
Firmy często posiadają wiele źródeł, z których trzeba przenieść dane, ale z reguły nie mają pełnej wiedzy o miejscu przechowywania ich podstawowych informacji. Wszystkie te źródła muszą zostać zidentyfikowane. Te same, bądź zbliżone informacje, są często przechowywane w różnych systemach. Kluczowe jest ustalenie, które dane powinny być pobierane z którego źródła, lub czy bardziej odpowiednie byłoby łączenie informacji z różnych źródeł. Często jakość danych w systemie jest przeceniana, podczas gdy nie docenia się wysiłku potrzebnego na analizę i oczyszczanie danych. Przenoszenie i oczyszczanie danych zazwyczaj są bardzo czasochłonne i podatne na błędy. Z drugiej strony, dostępny czas na migrację danych w określonym terminie jest często ograniczony. Zebranie brakujących informacji i ich ręczna korekta wymaga naprawdę sporo czasu.
Sugestia: Zlokalizuj źródła danych i postaraj się ocenić ich jakość już na wstępnym etapie projektu. W harmonogramie uwzględnij czas niezbędny na migrację danych i zadbaj o to, aby przetestować ten proces z odpowiednim wyprzedzeniem.
Kastomizacja wszystkiego, co się da. Rozwiązywanie każdego wyjątku za pomocą oprogramowania. W końcu, standaryzacja jest tylko dla początkujących.
Innym typowym pomyłką przy implementacji scentralizowanego systemu, jakim jest PIM, jest dążenie do odwzorowania w nowym systemie bieżących procesów w sposób dosłowny lub "ulepszony". Często zdarza się też próba automatyzacji każdego wręcz wyjątku. Niemniej jednak, standardowe oprogramowanie przynosi znaczne korzyści tylko wtedy, gdy standard jest faktycznie stosowany jak najszerszym zakresie. Dostosowania lub rozszerzenia powinny być wprowadzane tylko w przypadku braku sensownej alternatywy.
Zestaw rekomendacji:
- Rozpocznij od standardowego rozwiązania. Bądź otwarty na ponowne przemyślenie i modyfikację aktualnie obowiązujacych procesów.
- Zastanów się, czy wyjątki są rzeczywiście potrzebne. Proponuj użytkownikom nowe metody do osiągnięcia swoich celów, zamiast od razu dostosowywać oprogramowanie.
- Zawsze najpierw sprawdź, czy w systemie PIM są już dostępne wbudowane standardowe funkcje, które mogą pomóc w rozwiązaniu problemu. Przed wprowadzeniem zmian w systemie PIM, upewnij się, że wykorzystuje on jak najwięcej dostępnych funkcji.
- Staraj się delegować poszczególne zadania do innych systemów podrzędnych, na przykład w celu gromadzenia lub przechowywania danych, aby uniknąć modyfikacji w centralnym systemie.
- Pamiętaj, że kastomizacja standardowego rozwiązania może stanowić ryzyko podczas późniejszej aktualizacji systemu PIM i często wiążą się ze znacznymi kosztami.