WIEDZA Architektura systemów

Czy ERP może zastąpić system PIM?

"Po co nam PIM, skoro mamy już ERP, który przechowuje nasze dane o produktach?" - to pytanie stawia sobie często wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy od dawna korzystają już z systemu ERP (Enterprise Resource Planning) do zarządzania swoją działalnością. Bez wątpienia, systemy ERP i PIM (Product Information Management) mają pewne funkcje, które mogą wydawać się podobne. I rzeczywiście, ERP kiedyś wystarczał - był nieodłącznym elementem biznesu, zaspokajającym potrzeby firm w miarę ich rozwoju. Ale czy to oznacza, że PIM jest zbędny?

Podczas gdy ERP skupia się na sprawach transakcyjnych i operuje na szybkozmiennych danych w takich obszarach jak produkcja, logistyka, sprzedaż czy gospodarka magazynowa, coraz większe znaczenie dla współczesnych przedsiębiorstw zyskuje zarządzanie danymi produktowymi. W dobie cyfryzacji i wielokanałowych doświadczeń konieczność zarządzania danymi produktowymi na różnych platformach stała się niezbędna. To właśnie w tym momencie zaczyna się zaznaczać rola PIM.

Czy na pewno musimy zapisywać w ERP wszystko co wiemy o produkcie? To pytanie zaczyna pojawiać się, gdy ERP nie jest już w stanie sprostać wymaganiom. ERP nie został stworzony do zarządzania danymi o produktach - próba dostosowania go do tych potrzeb wiąże się z kosztami, dużym nakładem czasu i technicznymi ograniczeniami. Takie rozwiązanie nie jest przyszłościowe. Podczas gdy na pierwszy rzut oka systemy ERP i PIM mogą wydawać się podobne, są one unikalne i różnią się od siebie na wiele sposobów. W tym artykule przyjrzymy się tym różnicom oraz pokażemy, dlaczego PIM nie tylko nie jest zbędny, ale może skutecznie uzupełniać i wspierać system ERP, dostarczając wartości, które ERP nie jest w stanie zaoferować.

Porównanie obu systemów

Motywacja i cele implementacji

Potrzeba posiadania systemu ERP pojawia się, kiedy organizacje zaczynają zużywać zbyt dużo czasu i zasobów na komunikację pomiędzy jednostkami biznesowymi, kiedy tracą kontrolę nad tym, co jest niewłaściwe lub nie działa w ich przedsiębiorstwie, kiedy brakuje im dostępu do kluczowych wskaźników biznesowych, kiedy zbyt często muszą polegać na ręcznej interwencji, kiedy inwestują zbyt dużo czasu w zarządzanie swoimi przestarzałymi aplikacjami, co sprawia, że nie są w stanie skorzystać z nowoczesnych osiągnięć technologicznych.

Potrzeba posiadania systemu PIM pojawia się, gdy przedsiębiorstwa pragną poprawić jakość danych, obecność w omnichannel, czas wprowadzania produktów na rynek, wydajność, doświadczenia związane z produktami oraz zwrot z inwestycji (ROI). System PIM pomaga firmom w szybkim wprowadzaniu produktów na globalne rynki, oferując doskonalsze zarządzanie danymi na poziomie całego przedsiębiorstwa i kierując je ku osiągnięciu wysokiego wzrostu przychodów.

Typ przechowywanych danych

Dane obsługiwane przez system ERP to:

Kompletne informacje dotyczące produkcji produktu
Szczegóły dotyczące zapasów produktów
Szczegóły dotyczące dystrybucji produktów
Kompletne dane dotyczące zasobów ludzkich w organizacji
Dane biznesowe całego przedsiębiorstwa - księgowość, baza klientów, CRM, pracownicy
Dane związane z wynikami działalności gospodarczej
Biznesowe Big Data

Dane obsługiwane przez system PIM to:

Identyfikacja - nazwa, SKU, EAN
Logistyka - waga, wymiary opakowania, jednostki
Specyfikacje techniczne produktu
Cyfrowe zasoby produktów -zdjęcia, filmy, pliki 3D, pliki PDF
Kategoryzacje produktów
Standardy danych - ETIM, eClass
Informacje o wariantach produktu
Produkty powiązane jak akcesoria, elementy składowe
Szczegóły SEO i metadane związane z informacjami o produkcie
Opinie klientów i oceny produktów
Szczegóły dotyczące transportu - wysyłka, gwarancja
Aspekty marketingowe i promocyjne dotyczące produktów

Administracja danymi produktowymi

Tradycyjne systemy ERP wymagają sporego wysiłku podczas tworzenia wpisów dla nowych produktów. W najprostszych przypadkach możliwy jest import danych za pomocą plików Excel. Ręczna aktualizacja pól w systemie ERP w celu dodania nowych produktów jest czasochłonna i niewydajna.

Masowe dodawanie nowych produktów to chleb codzienny dla użytkownika systemu PIM. Wykonuje się to zarówno z poziomu GUI użytkownika, konfigurowalnych importów plików CSV/XLS czy cyklicznych importów via API zewnętrznych źródeł danych.

Systemy ERP nie potrafią zbiorczo aktualizować danych o produktach. Zamiast tego, trzeba zwykle kartoteka po kartotece ręcznie zmieniać pola, nawet jeśli dokonuje się tej samej zmiany w całej linii produktów.

Systemy PIM posiadają wbudowane funkcjonalności do wykonywania zbiorczych edycji. Może to być praca zbliżona do pracy z arkuszem danych (quasi-tabele) czy polecenie wyszukania i zbiorczego ustawienia nowej wartości. Dodatkowo masowe zmiany nie dotyczą tylko prostych typów danych ale obejmują także zmiany w referencjach obiektowych, zdjęciach czy tłumaczeniach.

Dystrybucja danych produktowych na zewnątrz firmy

Systemy ERP nie mają tak rozbudowanych możliwości dystrybucji danych produktowych jak system PIM i komunikacja ogranicza się zwykle do wewnętrznych aplikacji i systemów IT.

System PIM z definicji umożliwia dystrybucję informacji o produktach na każdym możliwym kanale. Pozwala to firmom zapewnić ciągłość zakupów na wszystkich punktach styku z klientem. Komunikacja może obejmować zarówno własne systemy IT jak i partnerów biznesowych.

Złożoność i koszty wdrożenia

Systemy ERP są znacznie bardziej złożone niż platformy PIM i oferują szerszy zakres funkcji. Są drogie i ich konfiguracja oraz opanowanie może zająć lata. Kastomizacja jest bardzo kosztochłonna.

Platformy PIM są zazwyczaj mniej kosztowne niż systemy ERP i tym samym szybsze do skonfigurowania. Koszt dostosowania, zwłaszcza dla rozwiązań opensource, jest dla większości przedsiębiorstw akceptowalna.

Podsumowując, decydując się na wdrożenie systemu PIM otrzymujemy dostęp do następujących funkcjonalności, które system ERP nie posiada lub ich realizacja byłaby bardzo kosztowna:

Obiektowe podejście do modelowania danych. Duża elastyczność w rzeczywistym odzwierciedleniu specyfiki opisu produktów.
Rozbudowane zarządzanie atrybutami technicznymi, których liczebność może wynosić nawet wiele tysięcy, z podziałam na grupy dla zwiększenia czytelności prezentowanych treści.
Obsługa przemysłowych standardów danych np. ETIM, eCl@ss.
Zarządzanie zasobami cyfrowymi - pliki graficzne, multimedia, pliki 3D, pliki PDF, zarządzanie metadanymi zasobów cyfrowych, kategoryzacja plików.
Pełna wielojęzyczność danych i interfejsów, wsparcie dla integracji z narzędziami pamięci tłumaczeniowej - format XLIFF.
Zróżnicowane mechanizmy walidacji poprawności wprowadzanych danych. Raporty kontrolne, metryki jakości danych produktowych.
Grupowanie i wariantowanie produktów. Dziedziczenie wartości w dół hierarchii, co przekłada się na mniejszy nakład pracy przy utrzymaniu aktualności i spójności danych.
Automatyzacja powtarzalnych zadań

Architektura współdziałania systemu PIM i ERP

Decydując się na dodanie systemu PIM do stosu technologicznego przedsiębiorstwa, należy zastanowić się nad właściwym podejściem do danych produktowych. Ponieważ system PIM ma wiele punktów przecięcia z systemem ERP, znalezienie zrównoważonego podejścia jest ważne zarówno dla codziennych operacji, jak i komunikacji z konsumentami. Ze względu na kluczowy proces tworzenia początkowego rekordu produktu, można wyróżnić dwa główne podejścia:

Dominującym systemem jest system ERP
System PIM odgrywa wiodącą rolę

Oczywiście, w obu przypadkach określenie "dominująca rola" dotyczy tylko aspektu podejścia do danych produktowych, a nie wagi systemu w całym przedsiębiorstwie.

Podejście z dominującym systemem ERP

W tym podejściu początkowy rekord produktu jest tworzony w systemie ERP. Informacje są następnie udostępniane systemowi PIM, gdzie są dalej wzbogacane i wykorzystywane do celów publikacji w kanale omnichannel. Scenariusz ten zwykle jest realizowany przed firmy o profilu produkcyjnym.

Schemat podejścia, kiedy dominujący jest system ERP

Zalety

Architektura posiada jasno zdefiniowane przepływy danych z systemu ERP do PIM. Cały cykl życia produktu jest sterowany przez system ERP. Typowe dane związane z ERP, takie jak logistyka, bill of materials (BOM) i dane handlowe, są inicjowane i utrzymane w systemie ERP. W systemie PIM wszelkie wzbogacone dane stanowią 100% dodatek do głównych danych utworzonych w systemie ERP.

Wady

Podejście z dominującym systemem ERP może rodzić pewne problemy. Na przykład, przy konieczności skorzystania z atrybutów technicznych w systemie ERP istnieje ryzyko, że będą się one różnić się od atrybutów prezentowanych w kanałach publikacji. Aby utrzymać aktualność tych danych, użytkownicy muszą przełączać się między interfejsami użytkownika obu systemów. Jeżeli dane z systemu PIM są wymagane dla procesów ERP, na przykład dane specyficzne dla języka dla notatek wysyłkowych, model danych ERP musi zostać rozszerzony.

Podejście, gdy system PIM odgrywa wiodącą rolę

W tym drugim podejściu, początkowy rekord produktu jest tworzony w systemie PIM. Informacje są przekazywane do ERP, po czym identyfikator produktu jest zwracany do PIM. Podejście to jest typowe przy onboardingu produktów od wielu dostawców i dotyczy najczęściej firm działających w modelu dystrybucyjnym. Jest to też idealny scenariusz dla realizacji strategii długiego ogona (niszowe produkty, wysoka marża).

Schemat podejścia, kiedy wiodący jest system PIM

Zalety

Gdy dostawcy są odpowiedzialni za aktywne przetwarzanie danych, obniża to koszty procesu utrzymania danych. Bez bezpośredniej reprezentacji w systemie ERP możliwy jest import dużej ilości danych od dostawców, co dodatkowo zmniejsza koszty związane z ERP. Staje się możliwe etapowe przetwarzanie danych wielu dostawców, a także aktywne zarządzanie kategoriami na podstawie rozszerzonej bazy produktowej. Co więcej, umieszczenie PIM na czele procesu umożliwia dostęp do rozszerzonej puli produktów dla celów zakupów niestandardowych.

Wady

Oczywiście są też minusy związane z umieszczeniem PIM jako wiodący system. Po pierwsze, przepływ danych i ich przetwarzanie stają się bardziej skomplikowane. Oznacza to bardziej złożone procesy i interfejsy do wdrożenia i obsługi (mapowanie importowanych atrybutów, jednoznaczna identyfikacja produktów itd). Po drugie, użytkownicy zajmujący się utrzymaniem danych często muszą pokrywać procesy autoryzacji danych w różnych systemach. Ten scenariusz wymaga również transformacji danych związanych z ERP. Może to nastąpić poprzez oddzielenie danych PIM od danych związanych z ERP przed importem do PIM lub poprzez wzmocnienie modelu danych PIM modelem danych produktu ERP (jak dane logistyczne, ceny zakupu). Cykl życia produktu jest teraz podzielony między odpowiedzialnością PIM i ERP, co prowadzi do bardziej skomplikowanego zarządzania danymi (odpowiedzialność za asortyment jest podzielona na dwa systemy).

Który scenariusz wybrać?

Ponieważ może istnieć tylko jeden punkt początkowy, w którym tworzone są rekordy nowych produktów, konieczne będzie wybranie jednej z dwóch opcji, która będzie pełnić rolę architektury PIM podczas wdrożenia systemu PIM. Częściowo pomocne w podjęciu decyzji jest udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania:

Czy istnieje już centralne miejsce, w którym tworzone są wszystkie nowe rekordy produktów?
Czy istnieje proces PLM (Product Lifecycle Management) i czy jest on połączony z głównym systemem ERP?
Czy ERP zapewnia unikalne identyfikatory dla wszystkich produktów, które są wykorzystywane w innych częściach procesu zarządzania danymi produktów?

Jeśli na wszystkie te pytania odpowiedź jest twierdząca, to podejście z dominacją ERP będzie najlepszym rozwiązaniem. Jednak, jak w każdej sytuacji, istnieją zależności i specyficzne dla firmy wymagania, w których inne podejście może okazać się bardziej odpowiednie. Należy zawsze dążyć do minimalizacji zmian w obecnym środowisku i procesach biznesowych. Gdyż ostatnią rzeczą, którą chcemy zrobić, jest wprowadzanie wielu zmian w procesach biznesowych, aby dostosować się do nowego systemu PIM.

Materiały źródłowe: